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Este artículo está dirigido a usuarios no administradores de salas de reuniones en Office 365 que desean reservar uno de estos espacios.
La gestión de reserva de espacios se basa en buzones de salas de Microsoft 365. Un buzón de sala en Microsoft 365 (Exchange Online) es un tipo especial de buzón de correo que representa una sala física como una sala de reuniones, aula o espacio compartido. Su propósito principal es permitir que los usuarios reserven la sala directamente desde Outlook o Teams al programar una reunión.
Estos buzones están configurados para requerir aprobación manual por parte de un administrador del buzón.
A continuación, se detallan los pasos a realizar para solicitar la reserva de un espacio de forma eficiente.
1. Abrir Outlook
Inicia Outlook en tu equipo. Asegúrate de estar conectado con tu cuenta de Office 365.
2. Acceder a tu calendario
- Haz clic en Calendario en la parte superior izquierda de la ventana de Outlook.
En la pestaña superior selecciones Nueva reunión.
2.1.Configurar la Reunión
- Se te abrirá una ventana para configurar la reunión.
En la ventana de la reunión:
- Escribe un título para la reunión.
- Agrega los asistentes en el campo “Para”.
Para la ubicación tienes tres opciones.
- Ubicacion
- Buscador de Salas
- Escribir el nombre de la sala
2.1.1 Usar la Ubicación
En el campo Ubicación, escribe el nombre de la sala o haz clic en el Buscador de salas si está disponible
Si pinchaste en Ubicación te aparece esta ventana para buscar la sala
Elige la sala y pulsa en Aceptar
2.1.2 Usar el Buscador de salas
Si pinchaste en el buscador de salas te aparece un buscador en el lado derecho donde podrás aplicar filtros para buscar las salas.
Puedes elegir el campus:
Navegar por los edificios del Campus :
Y ver las salas disponibles en cada edificio
Según el horario que hayas elegido te saldrán disponibles unas salas u otras.
2.1.3 Usar escribir el edificio
También puedes escribir el edificio, donde quiere realizar le reunion, y te saldrá un desplegable dónde te mostrará las salas disponibles y ocupadas según la hora a la que quieres hacer la reunión.
Si cambias el horario te salen salas distintas o las mismas pero disponibles.
Una vez que tienes la sala seleccionada pincha en Enviar.
La cita quedara anclada en tu calendario y recibirás un correo con los datos de la reserva que se quedará pendiente de que un administrador la valide (Acepte o Rechace).
Cuando el administrador Rechace o Acepte la reserva recibirás otro correo.