Los documentos, una vez finalizada la tramitación del expediente, se deben conservar en la unidad productora durante 5 años. Este tiempo puede ampliarse o reducirse dependiendo de las necesidades. Una vez transcurrido el plazo, se hará una transferencia al Archivo de Campus correspondiente.
El personal técnico del Archivo Universitario será el encargado, según calendario anual de recogida de documentación, de concertar cita para la transferencia. Por lo tanto, las unidades productoras deberán esperar a que el Archivo se ponga se contacto con ellos.
Una vez que el Archivo de Campus haya concertado cita, las archiveras visitarán la unidad para seleccionar y acondicionar la documentación para el envío correspondiente. El traslado al Archivo de los documentos lo hará la Unidad de Servicios Generales.
Una vez la documentación haya sido procesada técnicamente por el Archivo Universitario, será enviada el acta de transferencia. Ésta deberá ser firmada y guardada por parte de la unidad y así tener constancia de los envíos realizados