Resolver preinscripciones y autorizar o rechazar documentación y bonificaciones en LEAD

LEAD es la aplicación corporativa de la UCLM que gestiona las solicitudes para participar en actividades docentes y logros educativos.

Acceso a LEAD y gestión de actividades

Acceda a https://lead.apps.uclm.es/

Identifíquese con la cuenta de acceso a servicios de la UCLM en el icono "Iniciar sesión" en la esquina superior derecha. 

Si es responsable de actividad o de grupo de actividad seleccione el perfil "Responsable Actividad", en el apartado "Mis actividades". Se mostrará un buscador de actividades en le que se puede filtrar por título de la actividad, identificador y académico. El resultado de la búsqueda aparece en el bloque "Listado de actividades". 

Si es Administrador o Gestor de Categoría o Administrador o Gestor de Categoría Centro, seleccione el perfil correspondiente y seleccione Gestión - Solicitudes

Seleccione la actividad y pulse el icono lupa para acceder a la misma.

Bloque Calificaciones y certificados:

En este bloque podrá publicar y dejar de publicar las calificaciones y los certificados de los participantes en la actividad. Más información en el artículo: ¿Cómo calificar en LEAD?

Bloque Criterios de búsqueda

Se puede buscar por estado de la solicitud, grupo o solicitudes con o sin bonificación

Bloque Listado de solicitudes

Se puede afinar la búsqueda con la opción "Buscar" y ordenar por cualquiera de los campos del resultado. En este apartado puede:

• Enviar un correo a las solicitudes marcadas o cambiarlas de grupo

• Llevar a cabo las siguientes Acciones
  • Editar solicitud
  • Consultar histórico de acciones con la solicitud
  • Consultar los correos que se han enviado al solicitante
  • Calificar una solicitud en el botón pulsando el icono "bolígrafo". Más información en el artículo: ¿Cómo calificar en LEAD?. También podrá calificar desplegando el botón flecha a la izquierda de Acciones.
  • Consultar los certificados disponibles

Editar la solicitud

Bloque Cambio estado

Dependiendo del estado en el que se encuentre una solicitud:

• Borrador: es el estado inicial en el que se encuentra la solicitud. El solicitante todavía no ha presentado la solicitud por lo que no aparece fecha de solicitud. El administrador o gestor podrá cambiar el estado de la solicitud a "Validada" sólo si el abono ha sido conciliado.
• Preinscripción/Pendiente validar: es el estado en el que se encuentra una solicitud cuando
  • La actividad tiene preinscripción y el usuario presenta la solicitud: el administrador, gestor o responsable de actividad tendrá que:
    • Si la  actividad NO tiene coste económico:
      • Si la preinscripción se acepta: cambiar el estado a "Validada"
      • Si la preinscripción no es correcta: cambiar el estado a "Resolver preinscripción" donde se abre otro desplegable de posibles estados:
        • Preinscripción pendiente de documentación, subsanación: en los caso que se requiera que el solicitante modifique la solicitud o bien adjunte documentación
        • Preinscripción denegada: en el caso de que la preinscripción no sea aceptada
        • Preinscripción en reserva: en el caso de que la preinscripción sea correcta pero no haya plazas disponibles
    • Si la actividad SÍ tiene coste económico
      • Si la solicitud se ha acogido a una bonificación:
        • El administrador, gestor o responsable de actividad AUTORIZA O RECHAZA la bonificación. Si rechaza tiene que justificarlo.
        • El administrador, gestor o responsable de actividad cambia el estado a
          • "Validada": Si el importe a pagar es 0
          • "Resolver preinscripción" donde se abre el otro desplegable de posibles estados
            • Solicitud Pendiente de pagar: se ha autorizado o no la bonificación, el importe a pagar no es 0
            • Preinscripción pendiente de documentación, subsanación: en el caso que se requiera que el solicitante modifique la solicitud o bien adjunte documentación.
            • Preinscripción denegada: en el caso de que la preinscripción no sea aceptada
            • Preinscripción en reserva: en el caso de que la preinscripción sea correcta pero no haya plazas disponibles
      • Si la solicitud no se ha acogido a una bonificación: Cambiar estado a
        • Validada: si el importe es 0
        • "Resolver preinscripción" donde se abre el otro desplegable de posibles estados:
          • Solicitud Pendiente de pagar:  la solicitud está pendiente de pago para que el solicitante proceda al mismo
          • Preinscripción pendiente de documentación, subsanación: en el caso que se requiera que el solicitante modifique la solicitud o añada documentación
          • Preinscripción denegada: en el caso de que la preinscripción no sea aceptada
          • Preinscripción en reserva: en el caso de que la preinscripción sea correcta pero no haya plazas disponibles
  • La actividad no tiene preinscripción pero el solicitante se ha acogido a una bonificación:
    • El administrador, gestor o responsable de actividad AUTORIZA o RECHAZA la bonificación. Si rechaza tiene que justificarlo
    • El administrador, gestor o responsable de actividad cambia el estado a:
      • "Validada": Si el importe a pagar es 0
      • "Resolver preinscripción" donde se abre el otro desplegable de posibles estados
        • Solicitud Pendiente de pagar: si el importe a pagar no es 0
        • Solicitud Pendiente de pagar: se ha autorizado o no la bonificación y la solicitud está pendiente de pago para que el solicitante proceda al mismo
        • Preinscripción pendiente de documentación, subsanación: en los caso que se requiera que el solicitante modifique la solicitud o adjunte documentación
        • Preinscripción denegada: en el caso de que la preinscripción no sea aceptada
        • Preinscripción en reserva: en el caso de que la preinscripción sea correcta pero no haya plazas disponibles
• Solicitud Pendiente de pagar: este estado es el que tiene la solicitud cuando el solicitante tiene que proceder al pago.
• Solicitud Pendiente de validar pago: este estado es el que tiene la solicitud cuando el solicitante ha elegido como modo de pago "Carta de pago" y ha adjuntado el justificante de pago a la solicitud. El administrador, gestor o responsable de actividad podrá cambiar el estado a "Validada" una vez verificado el documento de pago en el apartado "Documentación". Las solicitudes que están en este estado, cambian automáticamente el estado a "Validado" cuando se lanza el proceso semanal de conciliación bancaria.
• Solicitud Validada: es el estado en el que se encuentra una solicitud que ha finalizado correctamente. En este estado las solicitudes pueden ser calificadas.

¿Cuándo NO se requiere intervención del responsable de la actividad?

• Cuando la actividad no tiene preinscripción, ni coste económico.
• Cuando la actividad no tiene preinscripción, tiene coste económico y el participante paga con tarjeta de crédito.
• Cuando la actividad no tiene preinscripción, tiene coste económico y el participante paga con carta de pago y se puede esperar a que la validación de la solicitud la lleve a cabo un el proceso semanal de conciliación bancaria.
• Cuando los estados de la solicitud son:
  • Preinscripción pendiente de documentación, subsanación (PPD)
  • Solicitud Pendiente de pagar (PPP)
  • Borrador (B)

¿Cuándo SÍ se requiere intervención del responsable de la actividad?

• Cuando la actividad tiene preinscripción.
• Cuando la actividad tiene bonificaciones y el participante se acoge a alguna.
• Cuando la actividad tiene coste económico y el participante paga con carta de pago y NO se puede esperar a que la validación de la solicitud la lleve a cabo un el proceso semanal de conciliación bancaria.
• Cuando los estados de la solicitud son:
  • Solicitud Pendiente de validar pago (SPVP)
  • Preinscripción/Pendiente validar (P)

En los dos primeros casos, si la actividad tiene coste,  el participante no podrá proceder al pago hasta que los Gestores o el Responsable de actividad no hayan revisado la solicitud.

Validar solicitud

Si la actividad requiere que el participante adjunte documentación obligatoria a la solicitud, antes de Validar la solicitud, el administrador, gestor o el Responsable de actividad tienen que validar dicha documentación.

Anular una solicitud

El administrador, gestor o responsable de actividad, puede anular una solicitud siempre y cuando la solicitud no esté validada o si la actividad tiene coste, si el participante no ha procedido al pago.

Bloque solicitud

Datos de Contacto

Se muestran los datos de contacto del solicitante

Grupo 

Se muestra el grupo de actividad de la solicitud. En este apartado se puede cambiar el grupo

Gestión económica 

Podrá visualizar los datos económicos de la solicitud y autorizar o rechazar bonificaciones. No debe cambiar la bonificación que ha solicitado el solicitante. Sólo tiene que Autorizarla o Rechazarla y el importe de la solicitud se actualizará automáticamente.

Documentación 

Podrá visualizar los documentos que ha adjuntado el solicitante, añadir documentos  y podrá proceder a su validación.